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Projektplan

Für die professionelle Planung und Vorbereitung eines Projekts ist ein schriftlich festgelegter Projektplan unabdingbar und Grundlage dafür, die definierten Projektziele mit bestmöglichen Input-Output-Verhältnis zum gewünschten Zeitpunkt fertig stellen zu können. Ein Projektplan enthält eine detaillierte Planung der Zeit und erforderlichen Ressourcen. Dabei werden die Projektschritte in Meilensteinen unter der Berücksichtigung möglicher Engpassfaktoren abgebildet.
Den Projektplan kann man in die
o Planungsphase
o Umsetzung der Meilensteine
o Zwischenergebnisse
o Fertigstellung
unterteilen

Projektziel
Der Zweck eines Projektes ist die Lösung einer komplexen Fragestellung, die konkrete Ziele verfolgt, zeitlich begrenzt und neuartig sind. Die Ziele sollten dabei die SMART Kriterien erfüllen.
• S – spezifisch: konkret und klar formuliert
• M – messbar
• A – attraktiv: es sollte sich für alle Beteiligten lohnen sich für das Ziel zu engagieren
• R – realistisch: Ziele sollten fordern aber auch erreichbar sein
• T – terminisiert: zeitlicher Rahmen sollte abgesteckt sein
Es kann auch definiert werden, was nicht Ziel eines Projektes (Nicht-Ziele) sein soll um sich vor übertriebenen Erwartungen und Vorgaben zu schützen.

Ressourcenplanung
Zur Durchführung eines Projektes benötigt man Personal mit entsprechendem Know-How sowie Zeitreserven, Sach- und finanzielle Mittel. Den konkreten Bedarf und Umfang dieser Ressourcen gilt es zu definieren und mit einem entsprechenden Projektbudget abzusichern.

Umsetzungsplanung
Definition von Projektstart und -ende
Umsetzungsplanung (strategische Planung)
Zusammenstellung des Projektteams, Aufgaben und Aktivitäten und genaue Zeitabläufe. Die Umsetzungsplanung beinhaltet die Festlegung von Meilensteinen. Meilensteine sind die wichtigsten Kontrollpunkte eines Projekts bzw. das bestimmter Zwischenergebnisse. Anhand dieser wird kontrolliert, ob sich das Projekt im Plan befindet. Weiterhin sollten Pufferzeiten eingebaut werden und der Zeitpunkt der ersten Umsetzungsaktivitäten definiert werden. Wenn Meilensteinen nicht eingehalten werden können kann dies zu Motivationsproblemen führen.
Im Rahmen der Aktivitäten- und Zeitplanung wird detailliert festgelegt,
• WELCHE Aktivitäten (Arbeitspakete und Aufgaben)
• Von WEM
• Bis WANN (Detaillierte Zeitplanung)
umzusetzen sind. Dies kann tabellarisch dargestellt werden. Hierbei ist zu beachten, dass häufig Projektaufgaben parallel bearbeitet und erledigt werden müssen. 
Um Überlappungen und Abhängigkeiten aufzuzeigen werden Balkenpläne verwendet. Hier wird die Zeitkomponente der jeweiligen Aktivitäten mit Balken und Farben dargestellt.
 
Durchführbarkeitsanalyse
Welche Ressourcen an Personal, Zeit, Know-how, Sachmitteln und Finanzen sind erforderlich. Die Projektplanung sollte zeitlich und finanziell realistisch sein.
Rechnet sich das Projekt
Zusammensetzung des Projektteams und Verteilung der Aufgaben: Ein Projektteam besteht aus einem Projektleiter. Dieser benötigt sollte die Ergebnisse von den einzelnen Projektmitarbeitern einfordern und über Projektmanagement und betriebswirtschaftliches Know-How verfügen. Das Projektteam sollte über die fachlichen Voraussetzungen verfügen und motiviert sein das Projekt durchzuführen. Es ist wichtig, bereits vor dem Projektstart Aufgabenbereiche und Kompetenzen genau zu definieren. Weiterhin sollten die Bedürfnisse und Ziele der Projekt-Auftraggebers und der Finanziers berücksichtigt werden.

Erfolgskriterien für ein Projekt
• Projektstart (Einbindung der Mitarbeiter)
• Personelle Aspekte (fachliche und persönliche Fähigkeiten)
• Projektmarketing (intern und extern)
• Projektcontrolling (liegt man im Zeitplan, Reaktion auf Krisenfälle)
• Projektabschluss (Erkenntnisse für zukünftige Projekte)

March 6th, 2012
Topic: Crop Science, Economy and Project Management Tags: None

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